Actieplan of Uitstelplan?
Het gevoel van vooruitgang zonder echt te bewegen
Uitvoering
Actieplan of Uitstelplan?
Introduction
Onlangs zat ik in een sessie met een team dat flink had gewerkt aan hun OGSM. De richting was helder, de doelen waren scherp en we waren toe aan de volgende stap: het actieplan. Wie doet wat, wanneer om de nodige output te leveren en het gewenste resultaat te kunnen behalen?
We gingen aan de slag maar snel zag ik iets gebeuren.
De eerste actie: een plan ontwikkelen voor project X. De tweede: een projectplan opstellen voor de nieuwe werkwijze rondom Y. De derde: een opzet uitwerken hoe de samenwerking met partners verder te versterken.
Elk resultaat was een document. Elke actie was een voorbereiding op een volgende stap die nog moest worden gezet.
Het gevoel van vooruitgang zonder echt te bewegen
Er zit een herkenbaar mechanisme achter. Een plan schrijven voelt namelijk als werken. Dat gevoel is reëel, alleen de vooruitgang niet. Want de werkelijkheid is onveranderd.
Zo gaat de energie zitten in het verfijnen van het systeem in plaats van het plan echt in beweging te brengen. De paradox hier is dat hoe concreter een plan wordt, hoe meer ruimte er lijkt te ontstaan voor nieuwe plannen. Elk gat wordt gevuld met een voorbereiding, niet met een handeling.
Het verschil tussen een actie en een plan om te plannen
Een echte actie heeft een resultaat dat buiten het team bestaat. Een klant die gebeld is. Een gesprek dat heeft plaatsgevonden. Een besluit dat is genomen en waarvan de impact zichtbaar is in de werkelijkheid.
Een plan om te plannen heeft een resultaat dat binnen het team bestaat. Een document, een notitie, een voorstel. Iets wat klaarstaat om besproken te worden, maar de werkelijkheid nog niet heeft geraakt.
Het verschil is niet altijd even scherp. Soms is een plan schrijven de juiste eerste stap, als er echt nog te weinig duidelijk is om te handelen. Maar in veel gevallen is er al genoeg duidelijk. Wat hierin ontbreekt is niet meer informatie of een beter plan, maar veelal is het de bereidheid om tot iets concreets te komen waarvan de uitkomst nog onzeker is.
Wat een goed actieplan onderscheidt
In een OGSM-traject stel ik soms de vraag: Wat is de eerste actie die buiten deze kamer een direct gevolg voor iemand heeft?
Die vraag kan ongemakkelijk zijn wanneer dit nog niet scherp genoeg is. En daar is hij ook voor bedoeld.Want een actie die als resultaat een plan oplevert, is geen echte actie. Het is een uitstel met een deadline.
